Un circuit unique au lieu des e-mails et du papier
Un logiciel de gestion des déplacements professionnels prend en charge les demandes et les décomptes. Chaque salarié soumet une seule demande, qui couvre l’ensemble du processus, de la réservation au décompte après son retour.
La solution présentée a été développée sur la plateforme Lotus Domino, un environnement de gestion des circuits documentaires. Ce que couvre le circuit compte toutefois davantage que la plateforme elle-même.
Les données du personnel proviennent d’une source unique
Le système utilise une base de données du personnel fournie par le service des ressources humaines. Il n’est donc pas nécessaire de tenir une seconde liste de personnes.
Pour les déplacements professionnels, ce point est plus important que pour une demande ordinaire, car le traitement des frais dépend ensuite des données du salarié. Si la liste des personnes ne correspond plus aux données des ressources humaines, le décompte du déplacement devient lui aussi incohérent.
Les réservations couvertes par la demande
Le paramétrage flexible permet de définir les ressources à réserver pour le déplacement. Il s’agit généralement des éléments suivants :
- hôtels,
- vols,
- véhicules de service,
- autres moyens de transport.
Ainsi, la demande ne sert pas uniquement à solliciter l’autorisation du déplacement. Elle consigne ce qui a été réservé pour ce déplacement.
Qui approuve le déplacement
Les personnes chargées d’approuver le déplacement varient selon les réservations. La réservation d’un vol peut, par exemple, nécessiter l’accord du directeur financier, contrairement à un déplacement en véhicule de service.
Cela résout un problème récurrent dans les circuits par e-mail. Le salarié n’a pas à deviner qui ajouter en copie, car le contenu de la demande détermine le circuit de validation.
Indemnités calculées sur les dates de départ et de retour
Le calcul des indemnités forfaitaires repose sur les dates déclarées de départ et de retour, selon des barèmes définis au préalable dans le système.
Le calcul manuel des indemnités forfaitaires prend du temps et peut facilement donner lieu à des erreurs. Lorsque les barèmes figurent dans la configuration et les dates dans la demande, le résultat est calculé automatiquement et de la même manière à chaque fois.
Le décompte revient au service RH
La demande de déplacement approuvée est automatiquement transmise au service des ressources humaines pour établir le décompte.
Le processus se boucle là où il a commencé, au niveau des données RH. Personne ne ressaisit manuellement les dates, les montants ou les noms.
Les points à vérifier lors du choix
Le fonctionnement décrit ci-dessus conduit à une liste de questions à poser au prestataire :
- si la liste des salariés provient des ressources humaines ou si elle doit être gérée séparément,
- quelles ressources peuvent être incluses dans une demande et si cette liste peut être étendue,
- si le circuit de validation dépend du contenu de la demande ou s’il est identique pour tous,
- d’où viennent les barèmes des indemnités forfaitaires et qui les actualise,
- ce qu’il advient du déplacement professionnel après sa validation.
Il convient aussi de vérifier le point le plus simple, à savoir ce qui se passe lorsqu’un déplacement professionnel est modifié. Les dates changent plus souvent que ne le prévoit la conception de la plupart de ces systèmes.