Ein Workflow statt E-Mails und Papier
Ein System für Dienstreisen dient der Beantragung und Abrechnung. Mitarbeitende stellen einen einzigen Antrag. Dieser begleitet den gesamten Vorgang von der Buchung bis zur Abrechnung nach der Rückkehr.
Die beschriebene Lösung entstand auf der Plattform Lotus Domino, einer Umgebung für Dokumentenworkflows. Wichtiger als die Plattform selbst ist jedoch, was der Workflow abdeckt.
Personaldaten stammen aus einer einzigen Quelle
Das System nutzt eine von der Personalabteilung bereitgestellte Mitarbeiterdatenbank. Dadurch muss keine zweite Personenliste gepflegt werden.
Bei Dienstreisen ist das wichtiger als bei einem gewöhnlichen Antrag, denn die spätere Abrechnung hängt von den Mitarbeiterdaten ab. Wenn die Personenliste nicht mehr mit den Daten der Personalabteilung übereinstimmt, stimmt auch die Reisekostenabrechnung nicht mehr.
Welche Buchungen der Antrag umfasst
Dank der flexiblen Konfiguration lässt sich festlegen, welche Ressourcen für die Reise gebucht werden. In der Regel sind das:
- Hotels,
- Flüge,
- Dienstwagen,
- andere Verkehrsmittel.
Dadurch ist der Antrag nicht nur eine Bitte um Genehmigung der Reise. Er dokumentiert auch, was für diese Reise gebucht wurde.
Wer eine Dienstreise genehmigt
Wer eine Dienstreise genehmigen muss, hängt davon ab, was gebucht wird. Die Buchung eines Fluges kann zum Beispiel die Zustimmung der Finanzleitung erfordern, eine Fahrt mit dem Dienstwagen hingegen nicht.
Damit wird ein Problem gelöst, das bei der Abwicklung per E-Mail immer wieder auftritt. Niemand muss erraten, wer in Kopie gesetzt werden soll, denn der Inhalt des Antrags bestimmt den Genehmigungsweg.
Tagegelder auf Basis von Abreise- und Rückkehrdatum
Grundlage für die Berechnung der Tagegelder sind die angegebenen Zeitpunkte der Abreise und der Rückkehr. Die Sätze sind vorab im System definiert.
Die manuelle Berechnung von Tagegeldern ist aufwendig und fehleranfällig. Wenn die Sätze in der Konfiguration hinterlegt sind und die Daten im Antrag stehen, kommt das Ergebnis automatisch zustande und fällt jedes Mal gleich aus.
Die Abrechnung geht zurück an die Personalabteilung
Der genehmigte Dienstreiseantrag wird automatisch zur Abrechnung an die Personalabteilung weitergeleitet.
Der Ablauf schließt sich dort, wo er begonnen hat, bei den Personaldaten. Niemand überträgt Datumsangaben, Beträge oder Namen von Hand.
Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten
Aus der oben beschriebenen Funktionsweise ergeben sich folgende Fragen an den Anbieter:
- ob die Mitarbeiterliste aus der Personalabteilung stammt oder separat gepflegt werden muss,
- welche Ressourcen in einen Antrag aufgenommen werden können und ob sich diese Liste erweitern lässt,
- ob der Genehmigungsweg vom Inhalt des Antrags abhängt oder für alle gleich ist,
- woher die Tagegeldsätze stammen und wer sie aktualisiert,
- was nach der Genehmigung mit der Dienstreise geschieht.
Auch der einfachste Fall sollte geprüft werden, nämlich was bei einer Änderung der Dienstreise geschieht. Reisetermine verschieben sich häufiger, als bei der Konzeption der meisten solcher Systeme angenommen wird.