Jeden obieg zamiast maili i papieru
System do wyjazdów służbowych obsługuje zgłaszanie i rozliczanie delegacji. Pracownik składa jeden wniosek, a ten wniosek prowadzi całą sprawę od rezerwacji aż po rozliczenie po powrocie.
Rozwiązanie, o którym mowa, powstało na platformie Lotus Domino, czyli w środowisku do obiegu dokumentów. Ważniejsze od samej platformy jest jednak to, co obieg obejmuje.
Dane pracowników pochodzą z jednego źródła
System korzysta z bazy pracowników dostarczonej przez dział kadr, więc nie powstaje druga lista osób do utrzymywania.
Przy delegacjach waży to więcej niż przy zwykłym wniosku, bo od danych pracownika zależy potem rozliczenie. Jeżeli lista osób rozjeżdża się z kadrami, rozjeżdża się także rozliczenie wyjazdu.
Rezerwacje, które obejmuje wniosek
Elastyczna konfiguracja pozwala zdefiniować zasoby rezerwowane na wyjazd. Zwykle wchodzą tu:
- hotele,
- samoloty,
- samochody służbowe,
- inne środki komunikacji.
Dzięki temu wniosek nie jest samą prośbą o zgodę na wyjazd. Jest zapisem tego, co na ten wyjazd zostało zarezerwowane.
Kto akceptuje delegację
Osoby akceptujące delegację zależą od tego, co jest rezerwowane. Rezerwacja samolotu może na przykład wymagać zgody dyrektora finansowego, a wyjazd samochodem służbowym już nie.
To rozwiązuje problem, który w obiegu mailowym wraca stale. Pracownik nie musi zgadywać, kogo dopisać do wiadomości, bo drogę akceptacji wyznacza treść wniosku.
Diety liczone z terminu wyjazdu i powrotu
Podstawą wyliczenia diet jest zadeklarowany termin wyjazdu i powrotu, a stawki są wcześniej zdefiniowane w systemie.
Liczenie diet ręcznie jest pracochłonne i łatwo się przy tym pomylić. Kiedy stawki siedzą w konfiguracji, a daty we wniosku, wynik powstaje sam i wychodzi tak samo za każdym razem.
Rozliczenie wraca do kadr
Zatwierdzona delegacja trafia automatycznie do działu kadr, żeby ją rozliczyć.
Obieg domyka się w tym samym miejscu, w którym się zaczął, czyli przy danych kadrowych. Nikt nie przepisuje ręcznie dat, kwot ani nazwisk.
Na co patrzeć przy wyborze
Z mechaniki opisanej wyżej wychodzi lista pytań do zadania dostawcy:
- czy lista pracowników pochodzi z kadr, czy trzeba ją prowadzić osobno,
- jakie zasoby da się objąć wnioskiem i czy tę listę można rozszerzyć,
- czy droga akceptacji zależy od treści wniosku, czy jest jedna dla wszystkich,
- skąd biorą się stawki diet i kto je aktualizuje,
- co dzieje się z delegacją po zatwierdzeniu.
Warto sprawdzić też rzecz najprostszą, czyli co dzieje się przy zmianie wyjazdu. Termin przesuwa się częściej, niż zakłada projekt większości takich systemów.