Un circuit unique au lieu des e-mails et du papier
Un logiciel de gestion des congés remplit deux fonctions à la fois : la demande de congé et son décompte. Le salarié dépose sa demande à un seul endroit. Elle suit ensuite un circuit défini.
La solution présentée a été développée sur la plateforme Lotus Domino, un environnement dédié aux circuits documentaires. La plateforme elle-même compte toutefois moins que ce qui s’y passe. C’est le circuit qui importe : qui dépose la demande, qui la voit, qui la valide et ce qui se passe après sa validation.
Les données du personnel proviennent d’une source unique
Le système utilise une base de données du personnel fournie par le service des ressources humaines. Cela peut sembler secondaire, mais il s’agit de l’un des choix les plus importants de l’ensemble du dispositif.
Lorsque la liste du personnel vient du service RH, il n’est pas nécessaire de tenir une seconde liste à la main. Un nouveau salarié n’a pas à être enregistré deux fois, et une personne qui a quitté l’entreprise ne reste pas dans le système de congés.
Les types d’absence déterminent le circuit de la demande
La configuration flexible permet de définir des types d’absence. Chaque type détermine la manière dont une demande de congé doit être traitée.
C’est le cœur de toute la solution. Les absences diffèrent les unes des autres, elles ne doivent donc pas nécessairement suivre le même circuit. Par exemple, un congé payé planifié à l’avance et un congé pris à la demande le jour même sont, en pratique, deux situations distinctes.
Une règle enregistrée une seule fois dans la configuration s’applique ensuite à chaque demande. Personne n’a à déterminer de nouveau à qui transmettre la demande.
La demande validée revient au service RH
Une demande de congé validée est automatiquement transmise au service des ressources humaines, qui en assure le décompte.
Le circuit est ainsi bouclé. Personne ne recopie manuellement les données d’un e-mail dans le système RH. Cela supprime aussi l’endroit classique où une demande validée par un responsable se perd avant son décompte.
Les points à vérifier lors du choix
Le fonctionnement décrit ci-dessus conduit à une courte liste de questions à poser au prestataire :
- d’où provient la liste des salariés et s’il faut la gérer une seconde fois,
- s’il est possible de définir ses propres types d’absence ou si la liste est fixe,
- si le circuit de validation dépend de la configuration ou de la personne indiquée par le salarié,
- ce qu’il advient de la demande après sa validation et si son traitement nécessite de ressaisir les données,
- sur quelle plateforme le système fonctionne et qui assure la maintenance de cette plateforme.
Il vaut mieux poser la dernière question dès le début, plutôt qu’à la fin. Un système de gestion des demandes fonctionne aussi longtemps que quelqu’un veille sur l’environnement qui l’héberge.