Jeden obieg zamiast maili i papieru
System do zarządzania urlopami obsługuje dwie rzeczy naraz, czyli zgłaszanie urlopów pracowniczych i ich rozliczanie. Pracownik składa wniosek w jednym miejscu, a wniosek idzie dalej ustaloną drogą.
Rozwiązanie, o którym mowa, powstało na platformie Lotus Domino, czyli w środowisku do obiegu dokumentów. Sama platforma znaczy jednak mniej niż to, co się na niej dzieje. Liczy się obieg, czyli kto składa wniosek, kto go widzi, kto zatwierdza i co dzieje się po zatwierdzeniu.
Dane pracowników pochodzą z jednego źródła
System korzysta z bazy pracowników dostarczonej przez dział kadr. Wygląda to na drobiazg, a jest jednym z ważniejszych rozstrzygnięć w całym układzie.
Kiedy lista osób pochodzi z kadr, nie powstaje druga lista do ręcznego utrzymywania. Nowego pracownika nie trzeba zakładać dwa razy, a osoba, która odeszła z firmy, nie zostaje w systemie urlopowym.
Rodzaje obecności decydują o obiegu wniosku
Elastyczna konfiguracja pozwala zdefiniować rodzaje obecności, a każdy rodzaj określa, jak należy postąpić z wnioskiem urlopowym.
To jest sedno całego rozwiązania. Nieobecności różnią się między sobą, więc nie muszą iść tą samą drogą. Na przykład urlop wypoczynkowy planowany z wyprzedzeniem i urlop na żądanie zgłoszony tego samego dnia to w praktyce dwie różne sprawy.
Reguła zapisana raz w konfiguracji działa potem przy każdym wniosku. Nikt nie ustala od nowa, komu ten wniosek wysłać.
Zatwierdzony wniosek wraca do kadr
Zatwierdzony wniosek urlopowy trafia automatycznie do działu kadr, żeby go rozliczyć.
W tym miejscu obieg się domyka. Nikt nie przepisuje ręcznie danych z maila do systemu kadrowego, więc znika też typowe miejsce, w którym wniosek zatwierdzony przez przełożonego ginie po drodze do rozliczenia.
Na co patrzeć przy wyborze
Z mechaniki opisanej wyżej wychodzi krótka lista pytań do zadania dostawcy:
- skąd bierze się lista pracowników i czy trzeba ją utrzymywać drugi raz,
- czy da się zdefiniować własne rodzaje nieobecności, czy zestaw jest sztywny,
- czy droga akceptacji wynika z konfiguracji, czy z tego, kogo pracownik sam wpisze,
- co dzieje się z wnioskiem po zatwierdzeniu i czy rozliczenie wymaga przepisywania danych,
- na jakiej platformie system stoi i kto tę platformę utrzymuje.
Ostatnie pytanie warto zadać na początku, a nie na końcu. System obiegu wniosków żyje tak długo, jak długo ktoś dba o środowisko, w którym pracuje.