Ein Workflow statt E-Mails und Papier
Eine Software zur Urlaubsverwaltung übernimmt zwei Aufgaben gleichzeitig: die Beantragung und die Abrechnung von Urlaub. Beschäftigte stellen ihren Antrag an einer Stelle. Danach folgt er einem festgelegten Ablauf.
Die hier beschriebene Lösung wurde auf der Plattform Lotus Domino entwickelt, einer Umgebung für Dokumenten-Workflows. Die Plattform selbst ist jedoch weniger wichtig als das, was darauf geschieht. Entscheidend ist der Workflow: wer den Antrag stellt, wer ihn sieht, wer ihn genehmigt und was nach der Genehmigung geschieht.
Personaldaten stammen aus einer einzigen Quelle
Das System nutzt eine von der Personalabteilung bereitgestellte Mitarbeiterdatenbank. Das wirkt wie ein Detail, ist aber eine der wichtigeren Weichenstellungen im gesamten Aufbau.
Wenn die Mitarbeiterliste aus der Personalabteilung stammt, muss keine zweite Liste manuell gepflegt werden. Neue Mitarbeiter müssen nicht zweimal angelegt werden, und wer das Unternehmen verlassen hat, bleibt nicht im Urlaubssystem.
Abwesenheitsarten bestimmen den Antragsweg
Die flexible Konfiguration ermöglicht es, Abwesenheitsarten zu definieren. Jede Art legt fest, wie mit einem Urlaubsantrag umzugehen ist.
Darin liegt der Kern der gesamten Lösung. Abwesenheiten unterscheiden sich voneinander, deshalb müssen sie nicht demselben Ablauf folgen. Ein im Voraus geplanter Erholungsurlaub und ein am selben Tag gemeldeter Urlaub auf Verlangen sind in der Praxis zum Beispiel zwei verschiedene Vorgänge.
Eine einmal in der Konfiguration hinterlegte Regel gilt anschließend für jeden Antrag. Niemand muss jedes Mal neu festlegen, an wen der Antrag weitergeleitet wird.
Der genehmigte Antrag geht zurück an die Personalabteilung
Ein genehmigter Urlaubsantrag wird zur Abrechnung automatisch an die Personalabteilung weitergeleitet.
Damit schließt sich der Kreis. Niemand überträgt Daten aus einer E-Mail manuell in das Personalsystem. Dadurch entfällt auch die typische Stelle, an der ein vom Vorgesetzten genehmigter Antrag auf dem Weg zur Abrechnung verloren geht.
Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten
Aus den oben beschriebenen Abläufen ergibt sich eine kurze Liste mit Fragen an den Anbieter:
- woher die Mitarbeiterliste stammt und ob sie ein zweites Mal gepflegt werden muss,
- ob sich eigene Abwesenheitsarten definieren lassen oder die Auswahl fest vorgegeben ist,
- ob der Genehmigungsweg durch die Konfiguration festgelegt wird oder davon abhängt, wen der Mitarbeiter selbst einträgt,
- was nach der Genehmigung mit dem Antrag geschieht und ob für die Abrechnung Daten erneut eingegeben werden müssen,
- auf welcher Plattform das System läuft und wer diese Plattform betreibt.
Die letzte Frage sollte am Anfang gestellt werden, nicht erst am Ende. Ein Antragsworkflow funktioniert nur so lange, wie sich jemand um die zugrunde liegende Umgebung kümmert.