Czym jest obsługa informatyczna i wsparcie IT dla hoteli
Obsługa informatyczna hoteli to wsparcie techniczne dopasowane do tego, jak pracuje obiekt. Właściciel albo menedżer nie zajmuje się wtedy sprzętem, systemami ani awariami, bo ma to po stronie zewnętrznego zespołu.
Zakres obejmuje kilka rzeczy naraz:
- rozwiązywanie bieżących problemów technicznych,
- aktualizacje oprogramowania i wymianę sprzętu,
- bezpieczeństwo danych i kopie zapasowe,
- wsparcie proaktywne, czyli wyłapywanie problemów, zanim zatrzymają pracę.
W hotelu takie wsparcie waży więcej niż w większości firm, bo od technologii zależy to, co gość widzi i ocenia. Na technologii stoi rezerwacja pokoju, praca recepcji i rozrywka dostępna w pokojach.
Dlatego awaria techniczna szybko przestaje być sprawą informatyki. Staje się sprawą gościa, który czeka przy ladzie albo nie może połączyć się z siecią.
Co hotel zyskuje na outsourcingu IT
Pierwszy powód jest kosztowy. Zatrudnienie własnego specjalisty na etat wychodzi zwykle znacznie drożej niż zlecenie tej samej pracy na zewnątrz.
Drugi to niezawodność. Dostawca usług IT ma zwykle więcej wiedzy i zasobów niż wewnętrzny zespół, więc infrastruktura obiektu pracuje stabilniej.
Trzeci powód dotyczy ludzi. Kiedy pojawia się problem informatyczny, zajmuje się nim dostawca, a personel hotelu wraca do swoich zadań zamiast szukać przyczyny awarii.
Czwarty to bezpieczeństwo danych i kopie zapasowe. Tutaj doświadczenie robi największą różnicę, bo chodzi o ochronę hotelu przed wyciekiem danych i innymi incydentami.
Wsparcie IT dla firm zarządzających nieruchomościami
Ten sam model pracuje w firmach, które zarządzają nieruchomościami. Korzyści układają się tam w cztery grupy:
- wyższa produktywność, bo procesy idą szybciej i sprawniej, a to widać w wyniku finansowym,
- niższe koszty operacyjne, bo utrzymanie systemów IT kosztuje, a część tych obowiązków przejmuje dostawca,
- lepsza obsługa klienta, bo pracownicy zajmują się swoją pracą zamiast sprawami technicznymi,
- wyższe bezpieczeństwo, bo wdrożenie dobrych praktyk chroni firmę przed atakami.
Ostatni punkt dotyczy nie tylko samej firmy. Poziom zabezpieczeń przekłada się także na bezpieczeństwo jej klientów.
Jak wybrać dostawcę usług IT dla hotelu
Przy wyborze firmy do obsługi informatycznej hotelu liczy się przede wszystkim wiedza i doświadczenie. Warto też sprawdzić opinię o dostawcy w branży, bo reputacja sporo mówi o jakości pracy.
Druga rzecz to zakres. Dostawca powinien pokryć całą listę potrzeb obiektu, a nie tylko wybrany fragment, i dopasować ją do tego, jak hotel pracuje na co dzień.
Trzecia to podejście proaktywne. Zapytaj wprost, czy firma tylko reaguje na zgłoszenia, czy również pilnuje systemów tak, żeby problemy w ogóle nie zdążyły się pojawić.
Na koniec zostaje obsługa zgłoszeń. Chcesz wiedzieć, w jaki sposób i w jakim czasie dostaniesz pomoc wtedy, kiedy będzie potrzebna.
Bezpieczeństwo danych i kopie zapasowe w hotelu
Hotel przetwarza dane gości, więc bezpieczeństwo i kopie zapasowe są podstawą. Wrażliwe dane muszą leżeć w bezpiecznym miejscu, a na wypadek awarii musi istnieć gotowy plan działania.
Po stronie zabezpieczeń dostawca ustawia zaporę sieciową i pozostałe mechanizmy ochrony danych hotelu. Pilnuje też rzeczy podstawowych, czyli tego, żeby każde urządzenie było chronione hasłem, a całe oprogramowanie aktualne.
Po stronie kopii chodzi o automat. Backup wykonuje się regularnie i bez udziału personelu, dzięki czemu dane hotelu zostają bezpieczne nawet wtedy, gdy w systemie coś pójdzie źle.
Oprogramowanie i sprzęt dla hotelu
Poza bezpieczeństwem danych zostaje warstwa, z której obiekt korzysta codziennie. Dostawca konfiguruje i utrzymuje sieć oraz Wi-Fi, a także dostarcza oprogramowanie do rezerwacji i do obsługi opinii gości.
Osobna sprawa to aktualność. Kiedy oprogramowanie i sprzęt są na bieżąco, systemy hotelu pracują płynniej, a usterki wychodzą wcześniej i szybciej się je zamyka.
Zostaje jeszcze bieżące wsparcie przy problemach z systemami obiektu. Im szybciej awaria zostanie rozpoznana i usunięta, tym mniejsza szansa, że gość zdąży ją zauważyć.
Obsługa informatyczna hoteli i outsourcing IT. Podsumowanie
Obsługa informatyczna hotelu pracuje na dwie rzeczy naraz. Na wydajność obiektu i na jakość obsługi gości.
Outsourcing IT obniża koszty, daje stabilniejszą infrastrukturę i zdejmuje z personelu tematy, które go blokują. Przy wyborze dostawcy najważniejsze zostaje to samo, czyli wiedza i doświadczenie.
Zakres obsługi obejmuje bezpieczeństwo danych i kopie zapasowe oraz rozwiązania programowe i sprzętowe. Dochodzi do tego wsparcie przy bieżących problemach z systemami.
Kiedy potrzebami informatycznymi hotelu zarządza się z wyprzedzeniem, a nie dopiero po awarii, obiekt pracuje wydajniej, a gość dostaje obsługę na poziomie, jakiego oczekuje.